ניהול משימות בעזרת Trello

הקדמה

יש הרבה כלים טובים לניהול משימות אישיות, חלקם דיגיטליים וחלקם פיזיים (יומן קנוי או יומן נקודות אישי. אם זה יותר מעניין אתכם, ממליץ לקרוא אצל מעין אלכסנדר). באופן אישי יש לי העדפה לכלים דיגיטליים חינמיים. כאלה יש לא מעט, ובפוסט הזה אתמקד בכלי שאני עובד איתו כרגע, Trello

מה חשוב לי בכלי ניהול משימות?

1. שאוכל לראות כל מה שאני צריך לעשות

2. שאוכל לחבר אותו לקאלנדר

3. שאוכל לצרף בו קבצים ומשימות

4. שיהיה לי בו מרחב פעילות אישי, ומרחבים לפעילות בקבוצה – עם אנשים אחרים

5. שהוא יאפשר תקשורת בין חברי צוות שונים

למה trello דווקא?

לאו דווקא ולא חייבים 🙂 אני בוחר את טרלו כדוגמא נוחה בלבד. בואו נעבור לת’כלס:

ת’כלס 1 – Boards:

מרחב העבודה הבסיסי של טרלו הוא ה-board. ה-board (או לוח בעברית) מכיל בדרך כלל רשימות. אפשר לפתוח כמה boards שרוצים, בהתאם לאופי שלכם ולדברים שאתם עושים בחיים. למשל אצלי, יש board של לימודים, board לכל ספר שאני רוצה לכתוב, board להתמחות שלי, ו-board לפרויקט וידיאו שאני מעורב בו ועוד.

חלק מה-boards משותפים עם משתמשים אחרים (שאני רוצה לשתף איתם פעולה בעבודה) וחלק מה-boards הם פרטיים.

דוגמא: רשימת הלוחות שלי כרגע

ת’כלס 2 – Lists:

Lists הם רשימות של משימות שצריך לבצע. כמו “להוריד את המאמר X” או “להגיש עבודה במקרא” או “לערוך את הסרטון” או “לקנות מקדחה חדשה”.

בכל Board אפשר להגדיר כמה Lists שרוצים. אני משתדל לשמור על 4-6 Lists בכל Board, כדי שלא אצטרך לגלול ימינה ושמאלה במחשב כדי לחפש משימות, וגם – כי חשוב לי לראות את כל המשימותהפרויקט במבט אחד.

בכל board טוב להוסיף רשימת in progrees עבור משימות בביצוע כרגע, ורשימת done כדי שנוכל להנות מלראות את המשימות שסיימנו. אפשר להעביר משימות בין רשימות, וגם בין לוחות.

דוגמא 2: רשימות המשימות שלי כרגע

ת’כלס 3 – Tasks/Cards:

בתוך הכרטיסיות הקטנות כותבים:

1. מה צריך לעשות (תיאור)

2. מתי צריך לעשות את זה (תאריך ושעה)

3. אפשר לצרף קבצים

4. אפשר להכניס תת רשימה של משימה (אם מדובר במשימה שיש בה מספר מרכיבים), אפשר להוסיף תמונה רלוונטית שיהיה כיף בעין או שיבלוט ועוד).

5. אפשר לשייך את המשימה לבנאדם אחר שהזמנתם ללוח. כלומר אפשר לתת אותה למישהו אחר ולחכות שהוא יבצע אותה.

6. אפשר להתכתב תחת המשימה ולהגיב להודעות שאחרים כתבו עליה

7. אפשר להוסיף למשימה תווית צבע – אצלי למשל ירוק זה הושלם, אדום זה תקוע עם בעיה, כחול זה בעבודה כרגע וסגול מחכה לעבודה.

הכרטיסיות מאפשרות לנו להשלים משימה אחת בכל זמן נתון, להתמקד בה ולהשלים אותה. אם למשל המשימה היא של עבודה אקדמית – אני מוסיף לה תאריך יעד להגשה, את קובץ הגדרת המשימה שהמרצה נתן ועוד.

דוגמא 3: כרטיסיית משימה עם כל טוב – תאריך יעד, תתי משימות לביצוע, שיוך למשתמש, תמונה, תיאור, תווית צבע וכו’.

סיכום

עד כאן סקירה קצרה על Trello והפונקציות הבסיסיות שלו. יש אפליקציה של טרלו שאפשר להתקין במחשב, בנייד וגם בטאבלט (להרשמה https://trello.com).

אם מצאתם את הפוסט רלוונטי, אודה לכם אם תשתפו אותו, ואם יש לכם שאלות לגביו – אתם מוזמנים להגיב 🙂